Tutorial Seguimiento de Tareas – Mis Hojas De Calculo

Bienvenido al tutorial oficial de nuestra plantilla Seguimiento de Tareas. Esta guía te ayudará a configurar y personalizar la plantilla para que puedas planificar y gestionar tus proyectos de manera efectiva.

1. Ajustes

El primero paso es ingresar la información sobre su proyecto y su equipo. Para esto diríjase a la hoja "Ajustes".

En esta hoja se encuentran 4 parámetros modificables.

Categorías. Categorías de las actividades del proyecto.

Prioridades. Prioridades de las actividades del proyecto. Ej. Baja, Media, Alta.

Estatus. Estados de las actividades del proyecto. Ej. Pendiente, En progreso, Completada.

Personas. Personas responsables de las actividades del proyecto.

Puedes agregar cuantos conceptos desees en estas categorías. Simplemente arrastra la tabla hacia abajo y llena la información.

Es posible agregar más parámetros al Seguimiento de Tareas. Por favor revise la sección "Modificaciones" al final de esta guía.

NOTA: Llenar los parámetros en la hoja "Ajustes" nos permite seleccionarlos como opciones dentro de las columnas de la tabla de tareas.

Sin embargo, las gráficas "Tareas por asignado" y "Total por estatus" se alimentan exclusivamente de la tabla de tareas, no de los parámetros.

Si notas que las gráficas siguen mostrando datos de ejemplo, incluso después de haber personalizado los parámetros en "Ajustes", es porque la tabla de tareas aún contiene las tareas de ejemplo.

Asegúrate de reemplazarlas con tus propias tareas y actualizar las gráficas haciendo clic derecho en ellas.

2. Agregar tareas

La tabla de tareas incluye 9 columnas.

Tarea. Esta columna es un texto libre. Incluye una descripción de la tarea a realizar.

Categoría. Esta columna es una lista desplegable. Aquí podrás seleccionar la categoría de la tarea de acuerdo a tu información en la hoja de "Ajustes".

Prioridad. Esta columna es una lista desplegable. Aquí podrás seleccionar la prioridad de la tarea de acuerdo a tu información en la hoja de "Ajustes".

Inicio. Esta columna es una fecha. Ingresa la fecha de inicio de la tarea.

Vencimiento. Esta columna es una fecha. Ingresa la fecha de vencimiento de la tarea.

Notas. Información adicional sobre la tarea.

Días restantes. Esta columna se llena automáticamente contando los días de vencimiento, siempre y cuando la columna "Estatus" no sea "Cancelada" o "Completada". El color amarillo indica que vence hoy y el color rojo indica que ya está vencida.

Estatus. Esta columna es una lista desplegable. Aquí podrás seleccionar el estatus de la tarea de acuerdo a tu información en la hoja de "Ajustes".

Asignado. Esta columna es una lista desplegable. Aquí podrás seleccionar el responsable de la tarea de acuerdo a tu información en la hoja de "Ajustes".

Es posible agregar columnas personalizadas al Seguimiento de Tareas. Por favor revise la sección "Modificaciones" al final de esta guía.

3. Gráficas

Las gráficas en la parte superior de la hoja "Tareas" se alimentan de la tabla de "Tareas".

Las gráficas NO se actualizan automáticamente. Es necesario hacer clic derecho en cualquiera de las dos gráficas y hacer clic en "Actualizar datos".

Si no ve la opción "Actualizar datos" asegúrese de hacer clic derecho en la parte exterior de la gráfica y no directamente en ella.

NOTA: Las gráficas "Tareas por asignado" y "Total por estatus" se alimentan exclusivamente de la tabla de Tareas, no de los parámetros de la hoja "Ajustes"

Si notas que las gráficas siguen mostrando datos de ejemplo, incluso después de haber personalizado los parámetros en "Ajustes", es porque la tabla de Tareas aún contiene las tareas de ejemplo.

Asegúrate de reemplazarlas con tus propias tareas y actualizar las gráficas.

Las gráficas se generan a partir de tablas dinámicas que se encuentran en una hoja oculta en el archivo llamada "TD". Para mostrar esta hoja, haga clic derecho en cualquier hoja y seleccione "Mostrar".

Se necesitan conocimientos en tablas dinámicas para modificar esta hoja. Recomendamos realizar una búsqueda en Youtube sobre tablas dinámicas para conocer el funcionamiento de esta función.

Puede ocultar la hoja nuevamente haciendo clic sobre ella y seleccionar "Ocultar".

4. Modificaciones

Agregar nuevas columnas a la tabla de Tareas

Es posible agregar nuevas columnas a la tabla de Tareas, ya sea columnas de texto o con listas desplegables. Siga las indicaciones de este video.

NOTA: El siguiente video muestra como agregar nuevas columnas a nuestra plantilla Diagrama de Gantt. El procedimiento es el mismo para agregar columnas a Seguimiento de Tareas.

Cambiar colores a las celdas de la tabla

Es posible cambiar los colores de las celdas de la tabla condicionalmente. Por ejemplo, dependiendo de la categoría o la prioridad de la tarea. Siga las indicaciones de este video: